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当你必须提供坏消息时如何准备好

然而,难以让你成为糟糕的派对的持票人,并负责获得送货件, 趁机准备。至少,准备由三个阶段组成:

  1. 确定要传达的内容。
  2. 预期在交付期间可能发生的事情。
  3. 弄清楚如何在整个过程中管理自己。

工作中的坏消息包括项目提案等事情,或者一个人有冒险资源,身份甚至工作的人。

给人坏消息与提供反馈不同。即使反馈是至关重要的,它也是信息性的,也可能有各种不同的结果。坏消息可以涉及警告,拒绝,失望或终止—并且担心可能引发某种损失感或困难感的特定后果。

第1步:构建您的沟通

组织邮件的内容。 主要点是什么?接收方必须带走谈话的关键项目是什么?—并可能对他人重复?你能用几句话表达它们吗?您可能会发现此格式有用:

  • 因为:带来这一点的原因,宣布和/或带来的情况
  • 因此:正在发生的事情和/或将发生的事情,以及他们需要做些什么
  • 下一个:他们还应该期待什么

非常清楚你在情况中的角色。 你是决策者还是信使,倡导者,助手?您的角色将影响您提供的音调和内容。

写下一切。 这是确保完全详细信息的唯一方法。如果其他人正在与您参加讨论,确定您将涵盖哪些点以及他们将处理哪些点,因此在互动过程中毫不犹豫。

第2步:预期收件人的回复

计划你无法控制的东西。 考虑坏消息的接收者如何反应。他们可能表达有什么问题,恐惧和其他反应—他们可能拥有但没有表达的那些怎么样?如果这是一个就业问题,请确保您已满于HR并纳入其输入。

准备你的环境。 你有一个私人空间,可以进行谈话吗?有时候有一点背景噪音而不是死亡的安静,特别是如果有耳廓内的其他人有用。根据具体情况,有一盒组织或为受体饮水可能有用。如果您在某人仔细制作的计划上将Kibosh放在员工上,您可能希望使用Whiteboard来绘制替代方案或下一步。设置椅子,以便您可以直接面对收件人。如果新闻将个人令人痛苦,请尽量保护收件人坐在鱼缸办公室面临,或者一旦他们听到坏消息,就必须走过其他员工的漫长走廊。

第3步:在整个过程中管理自己

缓冲你的日程安排。 你不想从另一个会议跑进到一个像这样的艰难的讨论中。因此,在收件人进来之前,请确保房间设置,您的笔记和任何其他必要的文件是按顺序排列的,而且您在身体上和精神上定居。如果收件人有其他问题或需要时间在离开房间之前,您也可能需要额外的时间。

管理你的身体。 被组成和控制—不是很大的石头面孔,但平静而自信—让收件人更容易接受您所说的:他们会看到你知道你在做什么,你知道事情是如何工作的。所以在收件人进来之前占用你的全部空间。无论你觉得多么紧张,都会掉下你的肩膀并拓宽它们,将你的脊椎延长到你的全部高度,深深地呼吸。将双脚平放在地板上。尽可能地面对收件人,用手在桌子上,故意移动。

管理你的想法。 在互动之前的某个时候,静静地坐下来写10分钟,你处理了一个艰难的环境。或者,如果您更喜欢,请写出电影,小说或电视节目的类似情况。这将有助于使您的大脑归功于您需要做的事情。请记住,您的目标不仅仅是为了传达信息,而是提示收件人接受内容并适当行为。

在互动结束后,静静地坐几分钟。想想收件人如何回应,休息下任何必要的票据,并考虑有必要的跟进。在背面给自己一个心理拍拍,以便透过它,并注意下次记住的任何有用的反馈。当你轻松呼吸时,继续休息一天。

步步高升,

LK.

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